Recent publiceerde het Belgische Rekenhof een verslag van het onderzoek dat het in 2020 en 2021 voerde naar de rechtmatigheid en wettigheid van een selectie overheidsopdrachten van zes FOD’s, Defensie en drie federale instanties. Het Rekenhof vervolgt daarmee zijn praktijk waarbij sedert 2017 een jaarlijks auditverslag wordt gewijd aan de overheidsopdrachten. Door parlement en publiek hierover te informeren, en tekortkomingen aan te kaarten, streeft het Rekenhof een kwaliteitsvoller aankoopbeleid na.
Het recent gepubliceerde verslag vormt een samenvatting van acht audits waarbij het Rekenhof niet minder dan 310 dossiers heeft geanalyseerd, goed voor een totaalbedrag van 967,5 miljard euro exclusief btw. Uit het onderzoek is gebleken dat aanbesteders de overheidsopdrachtenregelgeving over het algemeen vrij goed beheersen en dat er nauwgezet wordt gewaakt over de naleving ervan. Niettemin stelde het Rekenhof op diverse punten tekortkomingen vast. In het licht van deze vaststellingen worden een aantal aanbevelingen geformuleerd die interessant kunnen zijn voor alle aanbesteders.
***
De overheidsopdrachtenregelgeving legt vooreerst de principiële verplichting op om een beroep te doen op de mededinging bij het plaatsen van een overheidsopdracht. Het Rekenhof benadrukt terecht dat deze verplichting ook geldt voor opdrachten van beperkte waarde (d.i. overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan 30.000 euro exclusief btw in de zin van artikel 92 van de Wet Overheidsopdrachten 2016). In een beperkt aantal van de onderzochte dossiers bleken deze opdrachten evenwel toch zonder mededinging te zijn toegewezen. De aanbeveling luidt daarom om bij elke bestelling na te gaan of ze onder de overheidsopdrachtenregelgeving valt en de mededinging desgevallend te laten spelen.
Wat het bestek betreft, werd bij meerdere onderzochte opdrachten een gebrek vastgesteld. In het kader van een overheidsopdracht is een adequaat bestek evident essentieel. Aan de aanbestedende overheden wordt de aanbeveling geformuleerd om bestekken beter na te lezen en om steeds na te gaan of het bestek wel naar de meest recente wetgeving verwijst. Bovendien moet steeds een correcte raming worden opgesteld en moeten afwijkingen op de toepasselijke wetgeving afdoende worden gemotiveerd, hetgeen evenmin in alle onderzochte gevallen bleek te zijn gebeurd.
Het Rekenhof herinnert er voorts aan dat de aanbestedende overheid zowel de globale prijs van de opdracht als de prijs van elke post moet verifiëren. Die noodzaak illustreert het Rekenhof op praktische wijze via een onderzochte opdracht in verband met de aankoop en leasing van pc’s: het feit dat een inschrijver op deze opdracht een fabrikant van computers is en geen verdeler volstaat op zich niet om prijzen te verklaren die voor bepaalde artikelen tien of twintig keer lager liggen, aldus het Hof. Voor de post in verband met de leveringskosten van 1.000 pc’s bv. betaalt de aanbestedende overheid niets maar ontvangt ze 7 euro per pc. Het Rekenhof wijst erop dat een prijsvermindering bij open procedures evenwel enkel is toegestaan als er percelen gegroepeerd worden of als het bestek in die mogelijkheid voorziet, maar dat kan dan weer de vergelijkbaarheid van de offertes in het gedrang brengen. En, zo vervolgt het Rekenhof, “als de globale prijsvermindering enkel wordt aangerekend op de leveringskosten, kan men niet weten hoeveel het transport effectief kost en of die kosten al dan niet normaal zijn”. Het Rekenhof besluit dan ook dat aanbesteders over het algemeen, zeker bij “grote opdrachten”, er nog meer moeten op toezien de prijzenstructuur van de inschrijvers terdege te kennen.
Een goede motivering is over de hele lijn van groot belang. Zo formuleert het Rekenhof de algemene aanbeveling om de motiveringsplicht zorgvuldig na te leven. Dit is des te meer het geval in de situatie waarin een opdracht wettelijk niet moet worden aangekondigd. Het is essentieel dat de juridische en feitelijke motieven die deze niet-aankondiging rechtvaardigen, pertinent zijn en worden opgenomen in de gemotiveerde beslissing.
De uitsluitingsgronden op grond waarvan een inschrijver de toegang tot de opdracht kan worden ontzegd, bleek een andere valkuil te zijn voor aanbestedende overheden. Vooraleer een overheidsopdracht wordt gegund, dient de aanbestedende overheid een grondig en exhaustief nazicht van de uitsluitingsgronden te doen. Een gebrek van zo’n nazicht kan de belangen van de andere inschrijvers schenden. Het is daarom van groot belang dat de aanbestedende overheid alle uitsluitingsgronden nakijkt in hoofde van de onderneming waaraan ze de opdracht zal gunnen. Het onderzoek naar de uitsluitingsgronden mag zich daarbij niet beperken tot de via Telemarc beschikbare attesten.
Ook na het nemen van een gunningsbeslissing rusten zoals bekend een aantal informatieverplichtingen op de aanbestedende overheid. Zo moet zij de niet-gekozen inschrijvers en de gekozen inschrijver informeren over de genomen beslissing. Bovendien moet voor opdrachten met een waarde die de Europese drempels bereikt, een aankondiging van gegunde opdracht worden gepubliceerd. Volgens het Rekenhof heeft geen van de onderzochte aanbestedende overheden deze voorschriften systematisch gevolgd (althans wat de onderzochte niet-gecentraliseerde opdrachten betreft), zodat ook deze informatieplichten een groot aandachtspunt blijven.
Wat de uitvoering van overheidsopdrachten betreft, merkt het Rekenhof onder meer tekortkomingen met betrekking tot de borgtocht en het naleven van de betalingstermijn. De aanbeveling wordt geformuleerd om de bepalingen betreffende de borgtocht strikter na te leven en om de betalingstermijn in de mate van het mogelijke niet te overschrijden. Een miskenning van de betalingstermijn is immers zowel nadelig voor de Schatkist als voor het imago van de aanbestedende overheid. Op het vlak van de uitvoering werden eveneens aanpassingen van contracten inzake leveringen vastgesteld, opgelegd door de opdrachtnemer of gevraagd door sommige begunstigden, waarbij de verificatie van kwaliteit en prijs van die wijzigingen evenwel onvoldoende werd gedocumenteerd.
***
Los van het voorgaande is het Rekenhof ook niet blind voor de realiteit waarmee vele aanbesteders vandaag worstelen, zoals het complexe karakter van vele overheidsopdrachten of een tekort aan personeel. “Het Rekenhof is er zich van bewust dat de omvang, de interne organisatie, de specifieke opdrachten en het beschikbare personeel van de departementen of instellingen een bepalende rol spelen bij het beheer van de overheidsopdrachten en de interne beheersing van de aankopen”, luidt de boodschap.
Samenvattend kunnen we stellen dat de regelgeving door de band genomen vrij goed wordt toegepast. Desondanks worden nog steeds diverse gebreken vastgesteld. Sommige daarvan zijn bovendien ernstig en fundamenteel, zoals het ontbreken van een bekendmaking van opdrachten, in welk geval de regelgeving overheidsopdrachten kan worden buitenspel gezet. De aanbevelingen van het Rekenhof vormen in elk geval een handige checklist bij het doorlopen van het gunningsproces.
***
Het integrale verslag van het Rekenhof vindt u via deze link:
https://www.ccrek.be/NL/Publicaties/Fiche.html?id=9db40230-0783-4f4f-85c4-d4f43f39276e